※東京は午前中は雨模様でしたが、今は日が差してきました。
皆さまは、いかがお過ごしでしょうか？
今回のテーマは「社内コミュニケーション活性化の目的」です。社内の仕事を行う上で、
「もっとコミュニケーションをとって仕事を進めろ」とか、「ちゃんと情報連携して仕事を進めろ」なんて、言うこと（言われること？）がありますよね。
この言葉の前提にあるのは「他の人と仕事をする」ということです。
「共有」も「コミュニケーション」も自分だけで完結する仕事では発生しませんから。
従って、「コミュニケーションの活性化」や「情報共有・連携の促進」とは、お客様や仕入先様などの社外や、上司や同僚、部下などの社内を含め、自分以外の他の人と、意見や情報の交換・情報の共有を活発化すること、ということになります。
コミュニケーションや情報共有・連携の必要性は、他の人と仕事をする上では、至極、当たり前のことですよね。しかし、それを活発化するということは、何を目的としているのか？
それは、
- 他の人と一緒に進める仕事の生産性＝単位時間/資源あたりの成果・遂行量=を上げること
- 他の人と一緒に進める仕事の迅速性=一つの仕事の遂行時間の短縮=を目指すこと
- 他の人と一緒に進める仕事の品質=仕事や製品のミスや不具合を減らし、かつ、付加価値を上げること
を目的としています。
そこで、上記の目的を達成するために何が必要か ？を考えることがポイントになりますね。
例として経理業務を考えます。月に請求書を数百枚作成し、これをそれぞれのお客様に請求し、入金確認(消込）を行う仕事だとした場合、今まで3人がかりで10日間(80時間)≒労働所要時間240時間、要していたとします。
（1日の1人あたり労働時間を8時間として計算しています）
そこで、
- 生産性向上の観点から、労働所要時間240時間を減らしたい
- 迅速性向上の観点から、10日間かかる所要時間を短くしたい
- 品質向上の観点から、請求モレや入金確認漏れを削減したい
と考えたとき、これを達成するために何が必要か、を考えることがポイントになる、ということです。
さて、こうした場合は、現状の業務を分析し、無駄な仕事や重複した仕事がないか、手待ち時間はないか、ITを使った自動化により人手を介した作業を省力化できないか、など、いろんな観点で検討します。
<これが、弊社の得意とする領域の一つですが、それはさておき・・・＞
そこで上記の業務に関し、以下の課題が判明したとします。
- [課題1]. 3人のうちの1人は新人で、細かい業務のやり方を習得していない。不明点はその都度、残りの2人の経験者が教えているが、その教育に相当の時間を要している。
- [課題2]. お客様からの入金漏れ・金額相違等があった場合、営業担当者に連絡し、営業担当者がお客様へ確認を行うが、彼らは多忙で、電話でなかなか連絡がつかず、結果、消込のリードタイムが発生している。
つまり、これらの課題こそ、
「コミュニケーションの活性化」や「情報共有・連携の促進」
により解決されるべき課題だということです。
「コミュニケーションの活性化」や「情報共有・連携の促進」
により解決されるべき課題だということです。
次回は、この課題の解決方法の一例を示すとともに、そこでITがどのように関わってくるかについて、お話しします。
では、次回もよろしくお願い申し上げます。
